13 modelů a příkladů e -mailových zpráv nepřítomnosti
Vyberte možnost Aktivovaná automatická odezva A zadejte datum zahájení aktivace zprávy. Kontrolou Poslední den, Automatická odezva bude automaticky deaktivovat v zvoleném datu. Zadejte svůj nedostatek nepřítomnosti do krabice poskytnuté za tímto účelem. Všimněte si, že Gmail nabízí mnoho možností pro tvarování vašeho textu.
Před odjezdem na dovolené napište e-mail o nepřítomnosti
Vaše kancelář je uklizená, vaše naléhavé soubory jsou kudrnaté, stejně jako váš kufr. Chystáte se jít na dovolenou a všichni vaši kolegové si jsou vědomi. Ale přemýšleli jste o varování vašich ostatních zaměstnanců, zákazníků a partnerů ?
Před odjezdem na dlouhé týdny a za účelem předvídání nedorozumění a možných mimořádných událostí se důrazně doporučuje aktivovat automatický záznamník (nebo Absence Manager) vaší poštovní schránky. Skutečná značka profesionality, tato formalita nelze přehlížet.
Ale jak to udělat ? Jaký je postup pro naprogramování e -mailu nepřítomnosti ? Vysvětlujeme, jak udělat tento krok na Gmail, Outlook a Windows 10.
Připravte jasnou zprávu
Poselství nepřítomnosti musí být stručné a limpidní. Cíl je jasný: zabránit vaší nepřítomnosti a označit datum návratu. Pokud jste příliš dlouho, zpráva ztratí svou účinnost, a proto nemá zájem. V některých případech je také možné nabídnout kontaktní údaje kolegy, který bude kontaktovat v nouzové situaci. Upřednostňujte však e -mail před telefonním číslem: dotčená osoba bude méně narušena. Samozřejmě je třeba se vyhnout pravopisnému pravopisu.
Příklad zpráv
Dvojjazyčná verze
Pokud pracujete na mezinárodní úrovni, máte zájem o nabídku přeložené verze vaší zprávy.
Merci Pour Voterre E -mail.
Jsem mimo úřad od [data] do [data] a nebudu mít přístup k mým e-mailům.
Vrátím se k vám, jakmile to půjde.
V případě nouze prosím kontaktujte [xxxx] e -mailem [[email protected]].
Osobní dotek
Být jasný a stručný neznamená, že jsou žádné a konvenční. V závislosti na vašem sektoru činnosti a vaší funkci, a zejména pokud se zabýváte zákazníky, můžete přehrát kartu kreativity a lehkosti posunutím kývnutí na své výrobky: “ Podle mé nepřítomnosti neváhejte a podívejte se na naše stránky Hellowork, Helloworklace a BDM. Až se vrátím. »»
Úskalí
V žádném případě nenechávejte své telefonní číslo. I když nejste následovníkem odpojení na dovolené a že se čas od času konzultujete s vašimi profesionálními e -maily, musí vaši korespondenti pochopit, že by neměli čekat na vrácení z vašich svátků.
Jak aktivovat zprávu ?
Automatický e -mail na Gmail
Chcete -li aktivovat funkci automatické odezvy, klikněte na zářezové kolo vpravo a vyberte Viz všechny strArameters. Na kartě Obecné, vlevo nahoře, přejděte přímo do sekce automatická odpověď (poslední část sekce).
Vyberte možnost Aktivovaná automatická odezva A zadejte datum zahájení aktivace zprávy. Kontrolou Poslední den, Automatická odezva bude automaticky deaktivovat v zvoleném datu. Zadejte svůj nedostatek nepřítomnosti do krabice poskytnuté za tímto účelem. Všimněte si, že Gmail nabízí mnoho možností pro tvarování vašeho textu.
Pokud chcete varovat pouze korespondenty, které se objevují ve vašem adresáři Gmail, zaškrtněte políčko Pošlete odpověď pouze lidem v mých kontaktech. Poté ověřte kontrolou Uložte změny ve spodní části stránky. Pokud jste krabici nezkontrolovali Poslední den, Chcete -li deaktivovat automatický záznamník, jednoduše se vraťte na kartu a vyberte možnost Automatická odezva deaktivována.
Automatický e -mail na Outlook
Nejprve zkontrolujte, zda máte výměnný účet. Chcete -li to provést, jednoduše otevřete Outlook a zkontrolujte, zda zpráva „Připojeno s Microsoft Exchange“ se objeví na vašem státním baru.
Chcete -li aktivovat funkci automatické odezvy, klikněte na kartu Soubor, Poté klikněte na Automatické odpovědi. Otevře se dialog a stačí zkontrolovat Odeslat automatické odpovědi. Možnosti Doba spuštění A Ukončený čas Umožňuje vám datovat vaši automatickou zprávu proOdeslat pouze během této doby.
Poté zadejte svou zprávu na kartě V mé organizaci, Nebo Kromě mé organizace V závislosti na kontaktech, které chcete poslat svou automatickou odpověď. Ověřte kliknutím na OK.
Automatický e -mail na Windows 10
v Pošta, Klikněte vlevo dole na ikoně zářezového kola. Na kartě Nastavení který je napravo, klikněte na Automatické odpovědi. Pokud je v aplikaci nakonfigurováno několik účtů, vyberte účet, který vás zajímá v seznamu Drop -down. Poté předejte kurzor polohy Deaktivované má Aktivováno. Zadejte svůj nedostatek nepřítomnosti do krabice poskytnuté za tímto účelem.
Kontrolou možnosti Pošlete odpovědi pouze na mé kontakty, Vyvarujete se odesílání automatické zprávy do seznamů difúze. Když se vrátíte z dovolené, k deaktivaci e -mailu nepřítomnosti, nezapomeňte opakovat stejnou manipulaci.
Foto kredity: Suteren Studio/Stock.Adobe.com
- Sdílejte článek o
Vše o zaměstnanosti ve Francii: Poradenství, profesní život, společnosti, které najímají kliknutím na I Přihlásit se k odběru, přijímáte CGU a naše zásady ochrany osobních údajů popisující účel zpracování osobních údajů.
Více zpráv o pro život
- Life Pro Matentity Leave: Jak vypočítat datum zahájení a kdy zabránit vašemu zaměstnavateli ?
- Profesionální život mohu být propuštěn, pokud jsem příliš často v nemocené dovolené ?
- Pro CPF Život: Zaměstnanci nebudou mít žádnou odpovědnost za zaplacení v roce 2024
- Pro život 5 Dobré důvody k provedení posouzení dovedností (i bez převodu)
Všechny nabídky práce
- Nabídky práce z podnikání
- Nabídky pracovních míst na město
- Nabídky práce na společnost
- Nabídky práce podle klíčových slov
- Kdo jsme ?
- Najímáme
- Přístup zákazníka
13 modelů a příkladů e -mailových zpráv nepřítomnosti
Podle LifeWire 62,86 % odborníků dává přednost používání e -mailů ke komunikaci pro profesionální účely. Pokud k tomu přidáme skutečnost, že výkonný pracovník posílá průměrně 40 profesionálních e -mailů denně, jasně se zdá, že e -mail zůstává hlavní metodou komunikace používanou ve všech typech společností.
Není však vždy možné, aby zaměstnanci rychle reagovali na všechny e -maily, které obdrží. Jdou na dovolenou, mohou onemocnět nebo mít jiné závazky, které jim brání v reakci na jejich e -maily. Pokud nemůžete reagovat na e -maily, je důležité zřídit „zprávu nepřítomnosti v kanceláři“ (Ooo, mimo kancelář).
Jaká je zpráva nepřítomnosti ?
Nepřítomná zpráva je automatizovaná odpověď, která říká odesílateli, že nejste na vaší pracovní stanici. To znamená, že na e -maily nebudete číst ani reagovat tak rychle jako obvykle. Používá se k informování odesílatele o následujících důležitých faktech:
1. Vzor, pro který nejste k dispozici
Nejběžnější vzory jsou:
- Roční/prázdninová dovolená
- Choroba
- Out -of -Site trénink
- Profesionální akce (str. např. Salony nebo konference)
- Pracujete z jiného místa
2. Když odesílatel může doufat v odpověď
Pro stanovení očekávání odesílatele je nezbytné poskytnutí realistické doby odezvy. Pokud své e -maily nekonzultujete po dobu dvou týdnů, je důležité je určit. Na druhé straně, pokud konzultujete své e-maily v průběhu, řekněte odesílateli, že vaše odpověď bude trvat více času než obvykle.
3. Doba trvání vaší nepřítomnosti a datum návratu
Toto je zpravidla, jedná se o konkrétní datum. To však není vždy možné, zejména pokud jste na nemocené dovolené. Pokud je to možné, uveďte datum zahájení vaší nepřítomnosti.
4. Že
Stává se, že žádost o informace e -mailem je naléhavá, a proto musíte vždy označit kontaktní údaje kolegy, který pravděpodobně pomůže během vaší nepřítomnosti. Ujistěte se však, že váš kolega je předem informován.
Další body k zapamatování
Zpráva nepřítomnosti musí být profesionální, ale srdečná. Může také naznačit, zda budou e -mail převedeni nebo konzultováni jinými kolegy. Je také moudré přečíst text vaší zprávy, protože chyby psaní jsou podobné nedostatku profesionality.
Na druhé straně, aby byla opravdu efektivní, musí automatizovaná e-mailová odpověď vždy používat profesionální jazyk . Je důležité si uvědomit, že všichni, kteří vám posílají e -mail, to uvidí. Vtipy, pohyb nevhodné nebo podivné komentáře nemusí být.
Doporučujeme také, abyste do své nepřítomnosti zahrnuli podpis firemního e -mailu. To vám umožní prezentovat vaši značku, označit vaše kontaktní údaje, poskytnout vám profesionálnější vzhled a nakonec zdůraznit marketingový obsah.
Modely zpráv nepřítomnosti
Níže uvedené modely lze použít za různé okolnosti. Stačí je přizpůsobit vašim konkrétním potřebám.
Modely nepřítomných zpráv pro dovolenou/svátky
Toto je nejběžnější příklad úřadu nepřítomnosti v kanceláři a to je často poslední věc, kterou děláme před dovolenou. Není třeba zahrnout podrobnosti, jako například kam jdete a pokud jdete do zahraničí. Nejdůležitějším bodem je, že během tohoto období nebudete reagovat na e -maily:
Děkuji vám za vaši zprávu.
V současné době chybí na dovolenou. Vrátím se na [datum] a během své nepřítomnosti nebudu mít přístup ke svým e -mailům.
Pokud je vaše zpráva naléhavá, kontaktujte prosím [Kontaktní jméno] na následující adresu nebo telefonní číslo: [E-mailové adresy/telefonní číslo], které vám bude moci pomoci. Jinak vám odpovím co nejdříve, jakmile se vrátím.
V současné době jsem na dovolené a nemám přístup ke svým e -mailům. Vrátím se v kanceláři v [datum].
Podle mé nepřítomnosti prosím kontaktujte [jméno] na následující adrese: [E-mailová adresa], pokud váš e-mail vyžaduje, aby byl okamžitě ošetřen.
Model zpráv pro nemocnou dovolenou
Není nutné poskytnout odesílateli příliš mnoho podrobností, ale je důležité určit, že nebudete k dispozici. Pokud se jedná o dlouhodobé onemocnění, možná nebudete moci specifikovat datum návratu.
V tomto případě nezapomeňte poskytnout přesné kontaktní údaje osoby, která převezme vaši nepřítomnost:
V současné době jsem na pracovní neschopnosti a nebudu moci reagovat na e -maily.
Můj návrat do kanceláře je naplánován na [Odhadované datum].
Prosím, kontaktujte [jméno] na následující adresu a telefonní číslo [e-mailové adresy a telefonní číslo], které vám rádi pomůže v mé nepřítomnosti.
Modely pozdní odezvy
Pokud při práci nemůžete snadno reagovat na e -maily, jasně to uveďte ve svém nedostatku nepřítomnosti. To pomůže definovat očekávání odesílatele z hlediska reakce:
Děkuji vám za vaši zprávu.
V současné době chybí kvůli [důvodu]. Vrátím se v kanceláři v [datum]. Budu občas konzultovat své e -maily, ale pravděpodobně vám nebudu moci okamžitě odpovědět.
Pokud je vaše zpráva naléhavá, obraťte se na můj/můj [vysokoškolský/manažer], [Kontaktní jméno] na následující adrese nebo telefonním čísle: [E-mailové adresy/telefonní číslo], které vám bude v míře, aby vám pomohlo. Jinak budu reagovat na váš e -mail, až se vrátím.
Děkuji vám za váš e -mail.
V současné době se účastním [události] spravedlivého [místa], od [data] do [datum]. Budu mít omezený přístup ke svým e -mailům, což znamená, že vám nebudu moci na chvíli odpovědět.
Pokud mě potřebujete naléhavě kontaktovat, zavolejte mi na následující telefonní číslo: [Telefonní číslo].
Děkuji vám za váš e -mail.
V současné době jsem na cestách k účasti/na [Název akce] na [Place]. Jakmile budu mít příležitost, budu odpovídat na e -maily, ale je pravděpodobné, že moje odpověď bude trvat trochu času.
Pokud jdete na/na [jméno události], neváhejte zastavit na našem stánku N ° [číslo stojanu] a můžeme o tom diskutovat přímo.
Model nepřítomnosti na svátky
Pokud je vaše firma uzavřena kvůli svátku, většina vašich kolegů, nebo dokonce všech, nebude fungovat. Zpráva o nepřítomnosti v kanceláři proto musí odesílateli naznačit, že by neměly očekávat odpověď před znovuotevřením vašeho podnikání.
Doporučujeme, abyste ve své odpovědi příliš nenavrhli, protože ne všichni přepravci ji slaví, protože si přejeme Veselé Vánoce nebo Joyeuses Velikonoce:
Děkuji vám za váš e -mail.
Naše kanceláře jsou v současné době uzavřeny kvůli [svátkům]. Vrátíme se na [datum].
Jakmile se vrátím, odpovím vám co nejdříve.
Model interní odezvy v případě nepřítomnosti
Vnitřní reakce může používat o něco neformální jazyk, ale nesmí být příliš uvolněná. Nezapomeňte, že všichni zaměstnanci, včetně členů správy, budou moci vidět tuto automatickou odpověď, pokud vám pošlou e -mail:
V současné době jsem na [svátcích/svátcích/roční dovolené], ale vrátím se na [datum].
Pokud potřebujete pomoc, zašlete prosím své e -maily přímo na [jméno], které se během mé nepřítomnosti stará o mé/mé/mé [pracovní zátěž/recepční box/projekty].
V případě nouze mi můžete poslat zprávu na následující telefonní číslo: [Telefon].
Model zprávy nepřítomnosti v případě mateřské dovolené
Přijímání mateřské dovolené a jakékoli rodičovské dovolené často zahrnuje delší nepřítomnost než obvyklá roční dovolená. Zprávy, které používáte v této automatické odezvě, však budou podobné:
Děkuji vám za váš e -mail. V kanceláři na dovolené [mateřství/otcovství/rodičovství] od [data]. Můj návrat do kanceláře je naplánován na [datum].
Během tohoto období nebudu konzultovat své e -maily.
Podle mé nepřítomnosti prosím kontaktujte [jméno] na následující adrese nebo telefonním čísle: [E-mailové adresy/telefonní číslo], které vám budou moci pomoci.
Modely nepřítomných zpráv pro generování vyhlídek a propagace obsahu
Stejně jako e -mailové podpisy mohou být zprávy nepřítomnosti použity pro generování vyhlídek a propagaci nového obsahu. Můžete snadno přidat větu nebo dvě s výzvou k konkrétní akci, například odkaz na bezplatnou zkušební verzi, pozvání k registraci na demonstraci nebo propagaci nové elektronické knihy nebo bílé knihy ::
Budu se účastnit/na [události] od [data] do [datum]. Proto vám nebudu moci okamžitě odpovědět.
Pokud je vaše zpráva naléhavá, obraťte se na náš tým [oddělení/službu] na následující adresu: [E-mailová adresa], která vám bude moci pomoci.
Pokud chcete vyzkoušet náš nový/nový [produkt], přejděte na náš web a zaregistrujte se na bezplatnou zkušební verzi [odkaz na adresu URL bezplatné zkušební verze].
Děkuji vám za vaši zprávu.
V současné době chybí na dovolenou. Vrátím se na [datum] a během své nepřítomnosti nebudu mít přístup ke svým e -mailům.
Pokud je vaše zpráva naléhavá, kontaktujte prosím [Kontaktní jméno] na následující adresu nebo telefonní číslo: [E-mailové adresy/telefonní číslo], které vám rádi pomůže. Až se vrátím, odpovím na všechny své další e -maily.
Konzultovali jste však na naší bílé knize ? Nabízí mnoho užitečných informací o [označující téma (y) bílé knihy]. K tomu máte přístup zde: [Odkaz na adresu URL bílé knihy].
Jak nakonfigurovat automatickou odezvu v Outlook a Gmail?
Výhled
1. Vybrat Soubor > Automatické odpovědi (nepřítomnost, mimo kancelář) .
2. Klikněte na Odeslat automatické odpovědi.
2. Klikněte na automatické odpovědi.
3. Vyberte si pláž dat, během které chcete odeslat zprávu o nepřítomnosti, a uveďte, zda chcete poslat různé verze pro své interní kolegy a lidi mimo vaši firmu.
4. Klikněte na OK Uložit nastavení.
Gmail
1. Vybrat Nastavení > Podívejte se na všechny parametry.
2. Na kartě Obecné přejděte do automatická odpověď.
3. Vybrat Aktivovaná automatická odezva.
4. Jakmile je vaše zpráva napsána, můžete se rozhodnout o termínech, do kterých ji chcete vysílat, a lidé, které chcete poslat.
5. Klikněte na Uložit změny.